推荐十个比较好用的文档管理系统：1. PingCode、2. DocuWare、5. Graphite Document、8. Templafy、10. Flying Document。

文档管理看似简单，但在日益复杂的工作环境中，如何高效地处理和存储大量文件是许多企业面临的重大挑战。在不断增加的文档堆中搜索必要的信息不仅非常耗时，而且文档处理不当还可能导致错失商机。

一、比较好用的10款文档管理系统

1、PingCode

PingCode知识库可供各种类型和规模的团队使用，是国内强烈推荐的知识管理工具。用它来构建团队知识库、文档管理、多人协作、外部文档共享等。它经常被软件开发团队使用，因为它允许您关联需求、测试、缺陷等。可以满足麒麟、芯创等系统的系统需求。知名客户有中科院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交通大学等。

PingCode知识库工具的主要使用场景包括生产和研究文档管理，例如技术规范、PRD需求文档、测试程序、流程和系统程序，以及销售/客户服务支持，例如产品介绍和使用说明。解决方案、常见问题解答、在线教育/培训等。允许培训师和学生共享、管理和学习材料和视频，包括帮助中心、说明手册和其他材料。直接发布到外部网站，帮助建立外部公共关系和支持渠道。例如公告发布（新系统、公告、月报等）、数据收集、创意收集、内部问题讨论、建立有竞争力的内部问答社区等。产品信息等；

PingCode知识库工具的功能包括多人实时在线协作、信息实时存储和同步、文档历史版本快速追踪、支持分享、关注、评论、注释和接收提醒。 - 消息/flash等派对帐户；支持插入照片、表格、思维导图、画板、视频、markdowns、代码块、页面、附件等；我们支持其使用。创建研发项目管理和测试管理的具体工作项，形成“需求”-开发-测试-知识沉淀管理的闭环。页面和工作项是相互关联的。页面支持插入工作项和工作状态。特定工作项可以直接与知识库或页面相关联。支持页面级权限控制、水印、审核等。安全功能。 AI智能助手。

这个工具的优点是这个产品即用即用，简单易用，产品和服务有良好的口碑。基础版本对于25 人以下的团队免费。本地化，支持新庄市、麒麟市等。支持私有部署、定制、SaaS购买。该部署方式具有细粒度的权限管理和安全性。com/0dcjk]

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和无限的企业网盘功能，适合小型企业和跨职能团队。支持任务管理、时间跟踪、文件共享、企业网盘等功能，通过集成的知识库平台，可以对分布式知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的搜索和获取，还可以帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

该平台的优势在于其简单的用户界面和高效的实时协作能力，使其广泛应用于教育、金融、互联网等多个行业。此外，Graphite Document还特别注重数据安全和隐私保护，提供严格的数据加密和权限设置。

Graphite Document适合需要高效协作和灵活文档管理的企业和个人用户。无论是远程团队协作还是跨职能项目管理，Graphite Documents 都能提供卓越的支持和服务。

欲了解更多信息，请访问石墨文档官方网站（www.shimo.im）。

3、轻雀文档

MasterControl 是一家专门提供质量管理体系(QMS) 软件的公司，帮助生命科学、制药和医疗器械等各种受监管行业确保遵守相关法规。该公司的软件系统以其强大的文档管理、培训管理和质量事件管理功能而闻名，特别适合需要严格遵守质量标准的企业。

MasterControl 的主要功能包括电子文档管理、审计跟踪、变更管理和CAPA（纠正和预防措施）管理。这些功能共同使公司能够提高运营效率和产品质量，同时保持法规遵从性。

该平台的优势在于其能够自动化和简化质量控制流程，加快上市时间并降低成本，同时提高业务运营的透明度和安全性。 MasterControl还支持与其他业务应用程序的无缝集成，提高了系统的灵活性和可扩展性。

MasterControl 特别适合在高度监管的环境中运营的大中型企业。这些公司通常需要强大的工具来管理和控制其质量流程，并确保满足严格的监管要求。

欲了解更多信息，请访问MasterControl官方网站（www.mastercontrol.com）。

4、金山文档

科大讯飞文档是科大讯飞推出的多终端协作工具，专注于为用户提供高效、便捷的文档管理和协作体验。科大讯飞作为国内领先的人工智能公司，在语音识别和自然语言处理领域拥有强大的技术优势，因此科大讯飞文档配备了语音转文字等功能，帮助用户提升办公效率和体验。

科大讯飞文档的主要功能包括多人在线实时编辑、文档共享和权限管理、历史版本查看、云同步以及支持音文转换。还支持多种文档格式（Word、PDF等）的在线预览和编辑，满足企业和个人多种场景下的文档处理需求。

该工具的优势在于支持强大的人工智能技术，尤其是语音转文本功能，可大幅减少文本输入时间。此外，科大讯飞文档还支持跨平台操作（PC、手机、平板等），保证随时随地工作的便捷性。权限设置也保证了文档的安全和隐私。

科大讯飞文档适用于多种需要团队协作和高效文档处理的场景，特别适合需要实时沟通和快速信息处理的企业和远程团队。

官方网站地址：iflydocs.com。

5、石墨文档

DocuWare 是基于云的文档管理服务领域的领导者，通过其平台为企业提供全面的文档管理、存储库和工作流程自动化功能。 DocuWare 以其在企业内容管理(ECM) 领域的高度自动化和创新技术而闻名，总部位于德国和美国。

DocuWare 的主要功能包括电子文档捕获、全文搜索、工作流程自动化、元数据管理、访问控制和权限管理、电子签名集成以及对移动访问的支持。这些功能使DocuWare特别适合需要高度标准化文档处理的公司。

该平台受益于强大的集成功能，可以与Microsoft Office、SharePoint、SAP等各种业务工具无缝集成，提高文档处理的效率和安全性。 DocuWare通过简化的操作界面和强大的后端支持，提高了企业文档管理的用户体验和效率。

DocuWare适用于需要高效文档管理和严格合规性的企业环境，例如法律、医疗、金融行业。无论您是在办公室、在家还是在旅途中，DocuWare 都提供灵活的文档访问和协作。

欲了解更多信息，请访问DocuWare官方网站（www.docuware.com）。

6、MasterControl

M-Files 是一个先进的智能信息管理平台，通过独特的元数据驱动方法提高企业业务绩效。该平台不是仅仅关注文档的存储位置，而是根据文档的内容和相关性对其进行组织，帮助用户快速直观地找到所需的信息。

M-Files 的主要功能包括元数据索引、版本控制、权限管理以及与Microsoft 365 和Salesforce 等其他业务应用程序的集成。这些功能使企业能够自动化从创建、存储、归档和删除的文档生命周期管理，同时确保高效且合规的文档处理。

该平台的优势在于能够通过自动化工具显着提高信息检索效率、简化工作流程并减少数据孤岛和内容重复。 M-Files 支持云端、本地或混合部署，提供适应不同业务需求的灵活工作环境。

M-Files 非常适合需要高度自动化文档管理和强大合规性支持的企业用户。无论您是需要处理大量客户数据的金融服务组织，还是寻求效率和数据保护的制造公司，M-Files 都可以提供有效的解决方案。

官方网站：www.m-files.com 提供更详细的产品信息和用户支持。

7、讯飞文档

Templafy 是一家丹麦公司，专注于提供文档管理解决方案，通过自动化推动公司业务增长。在全球企业中拥有强大的市场地位，受到大型企业的青睐，特别是在提供与微软生态系统无缝集成的AI解决方案方面。

Templafy 的主要功能包括自动文档和模板管理，允许您实时更新和分发公司的文档和品牌资产。此外，该平台支持强大的用户管理和实时内容更新，并提供严格的安全标准和企业级人工智能生成内容的能力。

该软件的优点是提高了文档创建的效率，保证了企业文档的一致性和合规性。 Templafy 显着减少了IT 在内容管理方面的时间投入，其自动化功能加快了文档生成和分发的过程。

Templafy特别适合需要大规模文档管理且具有高度定制化需求的企业用户。通过提供个性化模板和内容管理，我们帮助企业确保所有文档符合品牌和法律要求。

欲了解更多信息，请访问官方网站www.templafy.com。

8、DocuWare

为您的企业选择正确的文档管理软件可能很困难。市场上有很多不同功能的软件，不同的软件适合不同规模和需求的企业。首先，您需要确定您的业务需求。您需要简单的文件存储和检索功能，还是需要包括自动分类、版本控制、权限管理和其他复杂功能的全面解决方案？

例如，如果您的团队经常在家远程工作，那么支持移动访问、良好的安全性和强大的云存储功能的文档管理软件是更好的选择。在选择软件之前，最好进行充分的市场调查，并通过试用免费试用版来测试软件的功能是否满足您的需求。

9、M-Files

实施文档管理系统是一个系统工程，需要公司内各个部门的通力合作。首先制定清晰的文档管理策略，包括文件命名约定、存储结构和权限设置。这些规则需要根据公司的实际工作流程进行定制，以便所有员工都能立即开始工作。

此外，定期培训您的员工如何有效地使用文档管理系统也很重要。根据《Forbes》报告，公司大约70%的变革失败是因为员工抵制变革。因此，要成功实施文档管理策略，确保员工理解并接受该系统非常重要。

10、Templafy

不要忽视维护文档管理系统。随着您的业务增长，您可能需要调整原来的文档管理策略。定期检查和更新您的文档管理系统以确保它满足您当前的业务需求非常重要。

优化过程可能包括升级软件系统、重新配置工作流程，甚至重新培训员工。每次系统更新时，都需要详细记录更改的内容、更改的原因以及更改的效果。

这样的维护不仅可以确保系统的高效运行，还有助于防止数据丢失和安全问题。这是一个持续的过程，需要公司不断投入时间和资源。

二、选择合适的文档管理软件

在现代企业中，文档管理已经成为提高工作效率、保证信息安全的重要组成部分。通过选择正确的文档管理工具、制定有效的策略以及不断优化和维护其系统，公司可以显着减少搜索和处理文档所花费的时间，并改善团队协作并确保合规性。文档管理不仅仅是技术的应用，更是助力企业发展的管理工具。无论您的公司规模如何，采用正确的文档管理方法都可以帮助您在信息时代保持竞争力。

常问问题

S）：问：文档管理系统（DMS）是什么？ 答：文档管理系统是一种用于存储、管理和跟踪电子文档和电子图像的纸质文档的软件。这种系统通常提供存储、版本控制、权限管理、搜索和检索等功能。 问：为什么要使用文档管理系统？ 答：使用文档管理系统可以帮助企业减少纸质记录，提高文件查找和访问效率，保护重要文件不丢失或遭破坏，同时支持符合行业合规性要求。 问：如何选择合适的文档管理工具？ 答：选择文档管理工具时，应考虑以下因素：易用性、安全性、支持的文件类型、集成能力、用户反馈和成本效益。根据企业的具体需求和预算，选择最合适的解决方案。 版权声明：本文转载于网络，版权归作者所有，如果侵权，请联系本站编辑删除